Lo más probable es que si estás leyendo este artículo, te estés ahogando en trabajo y necesites un poco de ayuda (tal vez incluso MUCHA ayuda).
Es posible que también hayas escuchado un susurro del término “asistente virtual” de un amigo o colega que te llevó a buscar y hacer clic en este mismo enlace.
Si algo de lo anterior es cierto, has aterrizado en el lugar correcto. Hay muchas cosas en las que no estamos bien preparados (¡no nos pidas que horneemos un pastel!) pero para cualquier cosa relacionada con la productividad digital y la asistencia virtual , lo tenemos todo.
El negocio de los asistentes virtuales está en auge y se espera que continúe creciendo a partir de aquí.
En este artículo, cubriremos qué es un asistente virtual, por qué lo necesitas y cómo contratar un asistente virtual perfecto para tus tareas específicas.
Los trabajos de asistente virtual son más que solo un puesto de asistente administrativo en tu organización. ¡Son parte del equipo y debes considerarles así!
Definición de asistente virtual
Y a todo esto: ¿Qué es un asistente virtual? Nos alegra que lo hayas preguntado, la verdad existe mucha confusión con este tèrmino.
Dicho claramente: un asistente virtual es una persona que brinda servicios administrativos u otros servicios profesionales a los clientes de forma remota desde una oficina en casa o un espacio de oficina compartido.
Los asistentes virtuales trabajan con los clientes para proporcionar apoyo administrativo, como la entrada de datos, la programación de citas, la organización de viajes y la gestión de las comunicaciones.
Pero también pueden hacer más que tareas administrativas básicas: la mayoría de los asistentes virtuales pueden funcionar como un tipo de asistente personal y pueden ofrecer asistencia virtual con tareas diarias en tu vida personal o recados personales en tu lista de tareas pendientes que se quedan atrás mientras te enfocas en los asuntos apremiantes como dueño de un negocio.
Algunos asistentes virtuales ofrecen habilidades en áreas especializadas como la administración de redes sociales, el servicio al cliente y el diseño. Investiga en la asociación internacional de asistentes virtuales para obtener más información sobre los empleados remotos globales, como los asistentes virtuales.
¿Qué hace un asistente virtual? ¿Cómo puede ayudar a tu empresa?
Un asistente virtual (AV) es una persona altamente efectiva que proporciona una variedad de servicios administrativos, técnicos o creativos a los clientes de forma remota pero con la misma responsabilidad de una persona presencial.
Aunque su lugar de trabajo puede estar en su hogar o desde cualquier país, pueden ayudarte a manejar muchas tareas que tradicionalmente requerirían tu tiempo y atención, por lo que serán de gran ayuda de frente a los retos de estos próximos años.
Aquí hay algunas formas en que un AV puede ayudar a tu empresa:
- Administración de correo electrónico: El AV puede manejar tus correos electrónicos, responder a los que requieren atención inmediata, y organizar los demás en carpetas para que puedas verlos más tarde. Esto te ahorrará tiempo y te permitirá concentrarte en tareas más importantes.
- Gestión de calendario y citas: Un AV puede organizar tu calendario, programar citas, y enviarte recordatorios para que no se te olvide ninguna reunión importante.
- Tareas administrativas: Un AV puede manejar una variedad de tareas administrativas, como la entrada de datos, la creación de informes, y la organización de archivos.
- Gestión de redes sociales: Un AV puede manejar tus cuentas de redes sociales, publicar contenido, interactuar con tus seguidores, y monitorizar las menciones de tu marca. Esto puede ayudarte a aumentar tu presencia en línea y atraer a más clientes.
- Investigación de mercado: Un AV puede realizar investigaciones de mercado para ayudarte a entender mejor a tus clientes y competidores. Esto puede informar tus decisiones de marketing y ayudarte a posicionar mejor tu producto o servicio.
- Servicio al cliente: Un AV puede ayudarte a manejar las consultas de los clientes, resolver problemas y proporcionar un excelente servicio al cliente.
- Creación de contenido: Algunos AV tienen habilidades de redacción y diseño, y pueden ayudarte a crear contenido para tu blog, sitio web, y cuentas de redes sociales.
- Soporte técnico: Si tienes un sitio web o utilizas varias herramientas y plataformas en línea, un AV con conocimientos técnicos puede proporcionarte soporte y solucionar problemas cuando surjan.
Al contratar un AV, no solo obtienes la ayuda que necesitas, sino que también puedes ahorrar en costos de empleados, ya que no necesitas proporcionar un espacio de oficina, equipo o beneficios que generalmente se brindan a los empleados de tiempo completo.
Sin embargo, es importante recordar que la clave para una relación de trabajo exitosa con un AV es la comunicación clara y regular sobre tus expectativas y sus entregables.
¿Por qué la gente necesita asistentes virtuales?
Las empresas utilizan cada vez más asistentes virtuales para realizar tareas que de otro modo serían realizadas por empleados a tiempo completo.
Por ejemplo, una empresa puede tener un asistente virtual que revise los correos electrónicos entrantes y responda a ciertos que de otro modo distraerían a su equipo interno.
Dado que los asistentes virtuales trabajan de forma remota, es fácil para ellos encargarse de múltiples tareas al mismo tiempo.
Mejor uso del tiempo de tus empleados
El uso de asistentes virtuales en el lugar de trabajo tiene muchos beneficios.
Uno es que pueden trabajar a cualquier hora del día o de la noche, lo que ayuda a las empresas a evitar pagar horas extras a los empleados que trabajan en el horario tradicional de 9-5.
Otro beneficio es que a menudo son más baratos que los empleados, por lo que esto te permite ahorrar dinero en costos laborales sin dejar de brindar servicio al cliente.
Los asistentes virtuales también brindan personalización y adaptabilidad porque pueden aprender sobre las preferencias de tus clientes a lo largo del tiempo y adaptar sus respuestas en consecuencia.
Ahorra tiempo
No podemos enfatizar esto lo suficiente: sabes que necesitas más tiempo para concentrarte en lo que tu negocio realmente necesita.
Como fundador y CEO de la empresa, no debes centrarte en la programación de marketing digital, el desarrollo de sitios web o el diseño gráfico, y ahí es donde entra el asistente virtual.
Su habilidad para organizar las tareas y hacer las cosas de manera oportuna creará un espacio de confianza para que no sientas que tienes que microgestionar nada.
Ahorrándote tareas que requieren mucho tiempo y con las que los propietarios de pequeñas empresas aún cuentan, y abriendo la oportunidad de hacer aún más en un período de tiempo más corto.
Ahorro de costes de formación
Si bien el proceso de contratación puede ser una tarea, una vez que encuentres el candidato adecuado, todo el proceso de capacitación se puede realizar en línea.
Muchos asistentes virtuales no son principiantes y sabrán lo que necesitan para hacer el trabajo correctamente.
Si tu empresa planea continuar contratando trabajadores remotos, piensa en grabar parte o la totalidad de tu proceso de capacitación como sea posible.
Esto permitirá que otros asistentes virtuales se capaciten de manera tan eficiente como el asistente anterior.
¿Ubicación remota? No hay problema.
La capacitación de asistentes virtuales es un desafío, pero definitivamente vale la pena el esfuerzo en eficiencia. ¿Qué tareas administrativas son las mejores para los Asistentes virtuales?
Los asistentes virtuales pueden realizar muchas tareas administrativas. Pueden asegurarse de que tu empresa esté al día con las últimas regulaciones y leyes.
También pueden garantizar que cumplas con todos los requisitos de licencia necesarios cuando corresponda, lo que te ahorrará un tiempo valioso en más de un sentido. Las tareas más populares para los asistentes virtuales son programar reuniones, hacer arreglos de viaje y manejar las consultas de los clientes.
Pero profundicemos en esas tareas a un nivel más detallado:
Servicio al Cliente
La tarea está en el nombre y cualquier empresa que atienda a clientes de cualquier tipo sabe que el servicio al cliente estelar hace o rompe un negocio.
Los asistentes virtuales pueden ayudar a responder correos electrónicos, administrar cuentas e ingresar datos importantes de los clientes para que puedas ver todo lo relacionado con el servicio al cliente.
Creación de contenido
Si bien muchos asistentes virtuales se centran principalmente en tareas de asistente administrativo, algunos pueden crear contenido para tu empresa, pero es un servicio especializado por el que es posible que debas pagar más.
Programar y publicar en tu nombre se incluye en el trabajo administrativo general, pero crear contenido como publicaciones en redes sociales o diseño gráfico es una especialidad y puede que no siempre sea aplicable.
Investigación
Investiga cualquier cosa, desde competidores con participación de mercado hasta restaurantes en una ciudad a la que viajas para unas vacaciones familiares.
Tu asistente virtual está ahí para encargarse de cualquier investigación que necesites, ya sea para uso comercial o personal.
Gestión de Redes Sociales
Los asistentes virtuales son candidatos perfectos para organizar y administrar tus cuentas de redes sociales.
Esta es una tarea diaria, semanal y/o mensual que es fácil de entregar y obtener informes para que puedas realizar un seguimiento sin tener que ser absorbido por cada pequeño detalle.
Gestión de correo electrónico
Todos conocemos la temida bandeja de entrada, la inundada en un caos total de mensajes desbordados sin organización a la vista.
Los asistentes virtuales pueden llevarte a la bandeja de entrada cero y organizar convenientemente los mensajes existentes en las carpetas respectivas para que siempre sepas dónde está todo.
¿Estás listo para contratar a un asistente virtual?
Asegúrate de verificar que tengan conexión a Internet de alta velocidad, que puedan completar ciertas tareas en la descripción del trabajo y que tengan habilidades organizativas excepcionales.
¿Dónde puedo encontrar asistentes virtuales?
Los asistentes virtuales son una tendencia emergente en la industria tecnológica. Se proyecta que crezcan exponencialmente en los próximos años y se conviertan en un servicio convencional.
Pero contratar a un asistente virtual no es el proceso más fácil. Analicemos tus opciones para comenzar con el pie derecho.
Sitios Independientes
Hay varias formas de encontrar un asistente virtual. Como contratistas independientes, se consideran trabajadores por cuenta propia, por lo que el salario del asistente virtual puede variar. Puedes buscar uno en sitios web independientes como Upwork, Fiverr o Guru.
También puedes usar sitios de redes sociales como Facebook uniéndote a grupos que brindan servicios de asistente virtual.
También puedes encontrarlos a través de tus propias redes personales y pedir recomendaciones de amigos o familiares que puedan haber tenido experiencia con un VA antes.
Las habilidades de asistente virtual de muchos asistentes virtuales son bastante comunes. Es la forma en que el asistente virtual se desempeña lo que hará o romperá la experiencia.
